PRIVACYVERKLARING & COOKIES

Dit is de privacyverklaring van HeboVanDijk B.V. (hierna “HVD” of “wij”). In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van u verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft. Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van (potentiële) klanten, leveranciers, bezoekers van onze website en alle overige relaties van HVD.

ALGEMENE PRIVACYBELEID HEBOVANDIJK

  • HVD respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website, van haar (potentiële) klanten, leveranciers en overige relaties.
  • HVD stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
  • HVD deelt uw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijke verplichting.
  • HVD houdt altijd rekening met uw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

VERZAMELEN PERSOONSGEGEVENS

HVD verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens, omdat u:

  • gebruik maakt of wil gaan maken van onze diensten;
  • gegevens invult of achterlaat via gangbare kanalen, zoals e-mail, website of per telefoon;
  • de website van HVD bezoekt;
  • een zakelijke relatie met HVD hebt.

De meeste gegevens die we van u verzamelen, levert u zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. Daarnaast verzamelen we ook uw persoonsgegevens via cookies die wij (laten) plaatsen. Dit laatste al dan niet na acceptatie.

DOELEN VERZAMELEN PERSOONSGEGEVENS

HVD verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  1. Om per e-mail, post en/of telefonisch contact met u op te kunnen nemen, bijvoorbeeld voor de afhandeling van een offerte, order of aanvraag via het contactformulier op onze website. Verder om u te informeren over onze dienstverlening en op de hoogte te stellen van eventuele aanbiedingen.
  2. Om HVD onder de aandacht te brengen bij potentiële klanten.
  3. Uitvoeren contract. Als u klant of leverancier bent van HVD voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
  4. In bepaalde gevallen laten wij de kredietwaardigheid van onze klanten, leveranciers of andere relaties toetsen door een extern bureau. Meestal worden alleen bedrijfsgegevens verwerkt in dit proces, maar het kan zijn dat er ook persoonsgegevens worden verwerkt.
  5. Wet- en regelgeving. Indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn.
  6. Gebruikerservaring website. Om te beoordelen of de website van HVD een optimale gebruikerservaring biedt.
  7. Marketing analyse en onderzoek. Om u uit te nodigen om mee te doen aan enquêtes en voor algemeen marktonderzoek en analyses.

GRONDSLAGEN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Wij verwerken uw gegevens, omdat:

  • wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met u, zoals het aanbieden en afleveren van door u gekochte goederen;
  • wij een wettelijke verplichting hebben, zoals het bewaren van facturen in onze administratie;
  • wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben: een commercieel belang (direct marketing, onderzoek en analyse), het in stand houden en verbeteren van een goede klantrelatie en bieden van goede service aan onze klanten;
  • u daartoe toestemming heeft verleend.

Als u HVD toestemming heeft gegeven om voor bepaalde doelen uw persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop u deze heeft verstrekt.

VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS PER PROCES

HVD verwerkt uw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder treft u een overzicht aan van de belangrijkste processen.

  1. Verkoop Binnendienst / Contactformulier

Bij de Verkoop Binnendienst van HVD kunt u terecht voor al uw vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van HVD en uw aankopen. Vaak zal de Verkoop Binnendienst-medewerker u vragen bepaalde gegevens te verstrekken, zodat hij u goed van dienst kan zijn. U bent niet verplicht deze gegevens te verstrekken. Soms zal het nodig zijn om uw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld de transporteur.

Op de website van HVD kunt u contact opnemen met HVD via het contactformulier. Uw bericht wordt binnen twee werkdagen afgehandeld. De gegevens die we u vragen in te vullen (voornaam, achternaam, e-mailadres en optioneel telefoonnummer), hebben we nodig om met u te kunnen communiceren. Deze gegevens worden opgeslagen in het Content Management Systeem, maar niet voor een ander doel gebruikt dan voor de afhandeling van uw vraag of klacht.

  1. E-mails

We informeren u graag per e-mail over onze aanbiedingen, producten en diensten. Hiervoor gebruiken we uw contactgegevens die u aan ons hebt verstrekt tijdens het plaatsen van de eerste order.

  1. Cookies

Met behulp van cookies verzamelen wij gegevens over uw bezoeken aan onze site, waaronder de pagina’s die u bekijkt, het aantal overgebrachte bytes, de koppelingen waarop u klikt, de materialen die u opent en andere acties die u onderneemt op de website van HVD. Wij verzamelen ook bepaalde standaardgegevens, die door uw browser worden verzonden naar elke website die u bezoekt, zoals uw IP-adres (Internet Protocol), het type, de mogelijkheden en de taal van uw browser, uw besturingssysteem, de datum en het tijdstip waarop u toegang verkrijgt tot de site en de websites waarop u een koppeling naar onze site hebt gebruikt. Wij koppelen deze gegevens niet aan uw identiteit.

Cookies kunnen voor diverse doeleinden worden gebruikt en worden onderverdeeld in verschillende soorten:

  • Functionele cookies: Deze zijn essentieel om de functionaliteit van de website te optimaliseren.
  • Analytische cookies: Deze geven inzicht in het gebruik van de website. Hiermee kunnen we de website blijven verbeteren. Dit heeft nauwelijks gevolg voor uw privacy.
  • Tracking cookies: Deze worden gebruikt om de bezoeker te identificeren en te volgen over meerdere websites en applicaties. Deze worden niet door HVD toegepast.

HVD maakt gebruik van de volgende cookies:

  • Cookiemelding (functionele cookies): Als u onze website optimaal wilt gebruiken, is het noodzakelijk om onze cookies te accepteren. Bij het bezoeken van onze website ontvangt u een cookiemelding die u kunt weigeren of accepteren. De functionele cookies die dan geplaatst worden onthouden of u de cookiemelding wel of niet hebt gesloten. Zonder deze cookies zal de cookiemelding niet permanent gesloten kunnen worden. Deze cookies worden na 1 jaar verwijderd.
  • Google Analytics (analytische cookies): hiermee meten wij hoe u onze website gebruikt. Deze kennis gebruiken wij om onze website te blijven verbeteren. Deze cookies komen van Google en worden na maximaal 2 jaar verwijderd.
  • Hotjar (analytische cookies): hiermee kunnen we registreren hoe u onze website gebruikt, bijvoorbeeld door uw klikgedrag bij te houden. Met deze informatie kunnen we de werking van onze website optimaliseren. De cookies worden na 1 jaar verwijderd.

BEWAARTERMIJNEN PERSOONSGEGEVENS

HVD bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Zowel klant- als leveranciersgebonden persoonsgegevens worden bewaard tot maximaal zeven jaar na beëindiging overeenkomst/relatie.

DELEN PERSOONSGEGEVENS

Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in ons beveiligde ERP-systeem. Daarnaast kunnen wij uw gegevens delen met bedrijven die aan HVD diensten verlenen, bijvoorbeeld op financieel en administratief terrein. Of ingeschakelde derden, zoals drukkerijen, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of ten behoeve van direct marketingdoeleinden.

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens delen in verband met:

  • wetshandhaving, fraudepreventie of andere juridische acties;
  • indien vereist door wet- of regelgeving;
  • indien HVD wordt verkocht of fuseert met een ander bedrijf;
  • indien HVD het redelijkerwijs noodzakelijk acht ter bescherming van HVD, haar klanten of leveranciers.

HVD verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Wanneer wij uw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Als wij derde partijen inschakelen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) nemen we daar waar nodig extra maatregelen.

BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

Wij beveiligen uw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

  • Beveiliging website met een SSL-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
  • Onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
  • Toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt gegeven maken we gebruik van two-factor authentication;
  • Alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
  • Het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding;
  • We sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.

UW RECHTEN M.B.T. PERSOONSGEGEVENS

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Mocht u klant zijn en verzoeken om verwijderd te worden, dan betekent dit dat onze klantrelatie eindigt. Wij moeten uw gegevens namelijk verwerken om uitvoering te geven aan onze overeenkomst (facturering, leveren orders, etc.).

Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door HVD, wanneer HVD deze gegevens verwerkt omdat zij een gerechtvaardigd belang heeft. HVD zal dan kijken naar uw specifieke geval en een afweging maken tussen onze belangen. Maakt u bezwaar tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing, dan zullen we altijd gehoor geven aan uw bezwaar.

Wilt u gebruikmaken van een van uw rechten? Dan verzoeken we u een e-mail te sturen naar info@hebovandijk.nl. Na ontvangst van uw verzoek zullen wij beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan uw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.

KOPPELINGEN NAAR ANDERE SITES

Onze website kan koppelingen bevatten naar andere sites. Wij bieden alleen koppelingen naar sites die beschikken over dezelfde hoge normen en hetzelfde respect voor privacy als wij. HVD is echter niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of handelswijze met betrekking tot privacy van andere sites.

VRAGEN OF KLACHTEN

Indien u vragen of klachten heeft over onze gegevensverwerking, kunt u contact opnemen met HVD door een e-mail te sturen naar info@hebovandijk.nl. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

DISCLAIMER

HVD is gerechtigd de inhoud van het privacybeleid te wijzigen zonder dat de bezoeker, klant of leverancier daarvan op de hoogte wordt gesteld. Het doorvoeren van de wijziging in het privacybeleid op de website is daarvoor afdoende.

 

LAATST GEWIJZIGD: 22 april 2022